TENDER

PENGENALAN

Dokumen Tender ialah satu naskah tawaran yang dikeluarkan oleh pihak klien apabila ia berhasrat untuk melaksanakan sesuatu projek. Pihak kontraktor yang berminat untuk menyertai projek tersebut perlu mengisi dan melengkapkan dokumen tender dan memulangkan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Di Malaysia, amalan yang biasa diamalkan ialah klien menawarkan sesuatu projek pada kelompok kontraktor di mana kontraktor tersebut masing-masing akan bersaing menyerahkan tender yang paling optimum dan keputusannya adalah terletak kepada klien untuk memilih kontraktor yang layak. Apabila tender daripada sesebuah kontraktor itu diterima oleh klien, maka wujudlah ikatan yang dinamakan kontrak antara kontraktor yang dipilih oleh klien.

Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan. Ini adalah antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalaman kontraktor tersebut.

PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER

Untuk menyediakan dokumen tender, perkara-perkara berikut perlu dimasukkan dalam dokumen tersebut bagi memudahkan pihak kontraktor untuk melihat, menyemak keperluan, meneliti dan seterusnya untuk mengisinya.

Antara perkara-perkara yang perlu dimasukkan tersebut ialah:

1. Borang Tawaran

Borang tawaran ialah satu dokumen yang perlu dilengkapkan oleh pihak kontraktor. Pihak kontraktor perlu menyatakan harga tawaran dan tempoh siap kerja. Tujuan borang tawaran adalah sebagai tanda bahawa kontraktor tersebut menyertai tawaran untuk penilayan dan pemilihan yang akan dilakukan oleh pihak klien nanti.

2. Borang penerimaan tawaran

Borang penerimaan tawaran diisi oleh klien untuk diserahkan kepada pihak kontraktor. Borang penerimaan tender ini bertujuan untuk memberi makluman kepada pihak kontraktor bahawa tawaran yang diserahkan kepada kelien telah diterima. Ianya bukanlah bermaksud kontraktor itu telah terpilih tetapi hanya untuk memaklumkan kepada kontraktor bahawa tawaran yang dibuat oleh kontraktor telah diterima oleh kelien untuk dinilai atau disemak.

3. Spesifikasi piawaian kerja.

Speasifikasi piawaian kerja ialah satu dokumen menerangkan tentang kehendak kelien. Ianya mengandungi keterangan tentang kerja yang akan dibuat, kualiti bahan binaan yang akan digunakan, kaedah menjalankan kerja dan tahap kualiti kerja yang perlu dipatuhi oleh kontraktor semasa pembinan.

4. Senarai kuantiti

Senarai kuantiti bahan dan kerja yang diperlukan untuk menyiapkan projek. Senarai kuantiti dapat memudahkan kerja kontraktor untuk mengira anggaran kos upah kerja dan jumlah kos bahan yang akan digunakan. Dengan adanya senarai kuantiti ini juga kontraktor dapat merancang kaedah kerja yang dilakukan.

5. Lukisan kerja

Lukisan kerja menerangkan dengan terperinci bagai mana sesuatu projek dibina dan dihasilkan. Lukisan kerja dapat membantu dan memudahkan kontraktor membuat pengiraan anggaran kos upah kerja dan jumlah kos bahan. Selain itu, kontraktor dapat merancang kaedah kerja yang akan dilakukan untuk menyiapkan projek mengikut masa yang ditetapkan.

6. Jadual kadar harga

Jadual kadar harga adalah senarai harga bagi setiap kerja yang dilakukan oleh kontraktor. Ianya dapat membantu dan memudahkan kontraktor membuat pengiraan anggaran kos kerja projek.

7. Surat setuju terima

Surat setuju terima perlu diisi oleh pihak kontraktor untuk diserahkan kepada klien. Ianya berfungsi sebagai tanda kontrak telah diterima dan dipersetujui oleh kontraktor.

Perkara-perkara yang telah dinyatakan di atas adalah dokumen-dokumen yang perlu dimasukkan di dalam penyediaan sesuatu dokumen tender. Walaubagaimanapun, agensi-agensi atau jabatan kerajaan boleh mengubahsuaikan mengikut kesesuaian tempat masing-masing.

IKLAN TAWARAN

Terdapat beberapa jenis tender yang dipraktiskan diMalaysia. Antara yang sering diamalkan adalah Tender Terbuka,Tender Terpilih Dan Tender Perundingan. Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan pelaksanaannya adalah bergantung kepada kesesuaian dalam prosesmenender. Pemilihan jenis tender dalam sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan, pengalaman dan sebagainya.

TENDER TERBUKA

Tender Terbuka sering diamalkan di dalam industripembinaan oleh kerajaan dan badan berkanun atau swasta. Tenderjenis ini digunakan bagi mendapatkan harga yang paling musanabahbagi sesuatu kerja kontrak binaan. Persaingan secara TenderTerbuka adalah lebih adil dan dapat menjamin harga tender yangditawarkan mengikut pasaran semasa.Pelanggan akan mengiklankan tawaran dalam akhbar

Akhbar tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminatmenawarkan harga yang munasabah bagi projek tersebut.Penawaran harga oleh kontraktor biasanya berdasarkan jumlahanggaran kasar sesebuah pembinaan berdasarkan pengalamankontraktor itu sendiri.

Harga ini termasuklah harga bahan binaan, gaji pekerja,bayaran untuk sub-kontraktor, kerja sampingan dan juga keuntungan.Tujuan tender jenis ini adalah untuk membolehkan pelangganmendapatkan seorang kontraktor yang dapat menawarkan harga yangpaling minimum bagi sesuatu projek pembinaan tanpa menjejaskanmutu kerja dan bahan binaan.

Walaupun begitu, harga yang paling rendah tidaksemestinya harga yang paling baik dan akan terpilih. Tender Terbukamempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan jenis - jenistender yang lain. Tender Terbuka memberi peluang yang sama ratakepada semua kontraktor terutamanya kontraktor yang barumendaftar dan kurang pengalaman. Ini kerana pemilihan adalah berdasarkan kos yang ditawarkan oleh setiap kontraktor. Di samping itu, ia juga tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat antara kontraktor yang terlibat.

TENDER PERUNDINGAN.

Dalam Tender Perundingan, pelanggan akan menghantar surat kepada kontraktor tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan bagi projek yang dirancangkan. Pelanggan akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung mengenai projek pembinaan yang akan dilaksanakan. Biasanya pelanggan akan menjemput kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang baik yang diketahui latar belakang projek yang terlibat serta semestinya berkemahiran.

Biasanya, kos yang ditawarkan secara rundingan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan jenis - jenis tender yang lain. Ini kerana kontraktor akan terlibat secara langsung dari peringkat awal kitaran hidup projek pembinaan sehinggalah keperingkat penyerahan projek kepada pelanggan. Pelanggan akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakanserta cara binaan yang boleh memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan. Namun begitu, kos bagi membiayai proses tender adalah murah memandangkan pelanggan telah pun mempunyai kontaktor pilihan yang dirasakan layak tanpa perlu melibatkan jemputan untuk menender yang mengambil masa yang panjang dan tanpa melibatkan kontraktor yang ramai.

TENDER PRAKELAYAKAN

Tender Prakelayakan adalah bertujuan untuk menapis kontraktor–kontraktor supaya mereka yang mempunyai pengalaman, kebolehan teknikal, kewangan secara pengurusan bagi melaksanakan sesuatu projek sahaja dibenarkan mengambil bahagian.

Secara amnya, Tender Prakelayakan adalah agak sama dengan Tender Terbuka. Perbezaannya cuma kontraktor yang akan dipilih adalah kontraktor yang mempunyai latar belakang yang kukuh dan rekod yang baik sahaja akan dipilih berbanding tender terbuka dimana semua kontraktor mempunyai peluang sama rata.

Bagi memastikan kontraktor yang dipilih mempunyai kelayakan yang sepatutnya iaitu mempunyai kepakaran kerja, modal pusingan yang cukup dan kemahiran dalam bidang tertentu, satu borang tawaran akan diberi kepada kontraktor yang memohon. Dalam borang tawaran ini kontraktor dikehendaki memberi maklumat tentang kenyataan kewangan dan pengurusan untuk memastikanlatar belakang diketahui dengan jelas oleh pelanggan.

Notis tawaran Tender Prakelayakan juga sama denganTender Terbuka iaitu dibuat dengan menyatakan skop kerja dantarikh tawaran dan butir - butir lain mengenai projek yang akan dijalankan. Tambahannya adalah pelanggan selalunya menetapkanjangka masa pembinaan bagi projek tersebut. Selain itu, notis tawaran juga berkehendakkan kontraktor membuat pembayaran tertentu.

PIHAK YANG TERLIBAT.

Terdapat tiga pihak yang terlibat iaitu kelien, perunding dan kontraktor. Ketiga-tiga pihak tersebut memainkan peranan masing-masing. Peranan diantara ketiga-tiga pihak tersebut adalah berbeza antara satu sama lain.

Klien memainkan peranan sebagai pihak yang paling atas dalam herarki pembinaan sesebuah projek. Klien meujudkan projek, memilih kontraktor yang dikehendaki, menikmati keuntungan dan menanggung kerugian.

Perunding merancang dan merekabentuk bangunan yang klien inginkan. Menyediakan dokuman tawaran, menasihati klien mengenai kontrak, menyelia perlaksanaan kontrak dan menguruskan kontrak untuk klien.

Kontraktor memainkan peranan sebagai pihak yang melaksanakan projek dari awal pembinaan sehingga projek siap untuk diserahkan kepada klien. 

PENUTUP

Dalam industri pembinaan, terdapat banyak jenis tender yang membolehkan klien mendapat kontraktor yang layak untuk melaksanakan projek. Setiap tender juga mempunyai kelebihan serta kekurangannya yang tersendiri. Klien boleh memilih iaitu untuk mengemukakan pelawaan tender terhadap semua kontraktor melalui tender terbuka atau hanya mengemukakan pelawaan terhadap kontraktor yang dipilih melalui tender terpilih.

Tender perundingan pula lebih menguntungkan klien di mana terdapat perundingan secara terperinci antara klien dengan kontraktor sebelum bermulanya peringkat rekabentuk dan segala keperluan dibincang bersama. Tender pra kelayakan pula biasanya diamalkan untuk mendapatkan kontraktor yang mempunyai kemahiran tertentu sahaja. Walaupun begitu, keputusan untuk memilih jenis tender yang ditawarkan bergantung juga kepada jenis, kos serta keperluan projek tersebut. Lebih besar serta kompleks projek tersebut, lebih tinggi risiko yang perlu ditanggung oleh klien.